【freee】現金残高マイナス！？原因と対策

こんにちは。足立区北千住の税理士根岸です。

freee会計を使い始めの方、ホーム画面の「現金」残高がマイナスになっていませんか？
「経費を入力していたら勝手にマイナスになった」という方もいるかもしれません。

今回は、freee会計で現金残高がなぜマイナスになってしまうのか、その原因と対策について解説します。

freeeで現金がマイナスになる原因

自分の財布から立て替えた経費を「現金」で登録してしまう

これが最も多い原因です。

まずはfreee会計のホーム画面から「その他設定-事業所の詳細設定-取引関連設定-決済口座のデフォルト」を確認してみてください。「現金」になっていませんか？なっていればそれが原因です。事業用の現金がないのにそこから支払ったことにされ、残高がマイナスになってしまっている状態です。

銀行口座から引き出したお金を「口座振替」として登録していない

銀行口座から事業用の現金をATMで引き出した場合は、銀行口座から現金への「口座振替」処理が必要ですがその処理がされていないケースです。財布にお金が補充されないまま経費の支払いだけを登録し続ければ当然残高はマイナスになります。

現金売上の登録が漏れている

店舗ビジネスなどで、お客様から現金で受け取った売上の入金登録が漏れているケースです。入金が少ないまま出金が記録されるため、残高がマイナスに陥ります。

マイナスを解消する対策と修正

立て替えた経費は「現金」で登録しない

個人事業主や法人の役員などが個人の財布から経費を立て替えた場合には、決済口座を「現金」ではなく、次のように処理します。freee会計の「その他設定-事業所の詳細設定-取引関連設定-決済口座のデフォルト」から設定しましょう。

• 個人事業主の場合：決済口座を「プライベート資金(事業主借)」に設定
• 法人の場合：決済口座を「役員資金(役員借入金)」に設定

「現金」勘定は極力使わない

根本的な対策として、「現金勘定は使わない」ことが一番の近道です。

日々の少額な経費はすべて個人で立替払いし、freee会計上では「プライベート資金」又は「役員資金」で処理します。毎月の決まったタイミングで前月立替分を事業用口座又は法人口座からまとめて振り込む運用にすれば、わざわざ事業用現金を管理する手間も、現金勘定がマイナスになるリスクもなくなります。

法人が役員に立替分を振り込む際には勘定科目は「役員借入金」で処理します。

資金の移動は「口座振替」で登録する

銀行口座から事業用の現金を引き出した場合は「口座振替」で登録しましょう。ただし、前述のとおり、事業用現金を管理することは基本的にはおすすめしていません。

• 振替元：銀行口座
• 振替先：現金

すでにマイナスになった残高を正しい金額に戻す方法

原則は一つ一つの過去の取引を正しいものに修正しましょう。

過去の取引が多く、一つずつ直すのが現実的ではない場合もあり得ます。これはあくまで応急措置ですが、「取引入力-振替伝票」から次のように取引を入力しましょう。

• 個人事業主の場合：現金〇〇／事業主借〇〇
• 法人の場合：現金〇〇／役員借入金〇〇

最後に

freee会計はうまく使えば自動化できとても便利ですが、万能ではなく苦手な部分もあります。「現金」勘定をできるだけ使わない運用を考えるのは記帳業務効率化の第一歩と言えるのではないでしょうか。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！