【freee】自動登録ルールの設定方法とおすすめ具体例！経理自動化を使いこなす活用術

こんにちは。足立区北千住の税理士根岸です。

freee会計を導入したものの、「思ったより楽にならない…」「結局、毎日手動でポチポチ登録している…」というお悩みはありませんか？

freee会計で記帳・経理業務を効率化するには「自動登録ルール」を使いこなすことが必須です。ここを正しく設定できれば、毎月のルーティン作業の多くが自動化でき、手入力をほぼゼロに近づけることも夢ではありません。

ただし、使い方を一歩間違えると間違った入力のまま全自動で処理されてしまう危険性もあります。今回は、freee会計の自動登録ルールの正しい運用方法と設定のコツについて解説します。

freee会計の「自動登録ルール」とは？

自動登録ルールとは、銀行口座やクレジットカードから取り込んだ明細を処理する際に、特定の条件に合致する明細に対して自動的に行う処理を定めたルールのことです。

このルールをあらかじめ設定しておくことで、毎月発生するような定型的な明細の処理を全自動化したり、勘定科目などの入力内容をfreeeに推測させたりすることができるため、手入力をする手間を大幅に削減できます。

設定画面では、大きく分けて次の2つを指定します。

• 自動登録ルールを適用する条件（キーワードや金額の範囲など）
• 条件に一致したときに行う処理（勘定科目、各タグの指定など）

一度ルールを作ってしまえば、次回から同じ明細上がってきた瞬間に、freeeが自動で推測あるいは自動で登録まで完結させてくれます。

実務で役立つ！具体的な活用例

支払内容が明確な取引や毎月同額を支払うような取引は、自動登録ルールを設定しておくと非常に便利です。具体的には次のようなものが考えられます。

• 口座振替による資金移動
• 高速道路利用料(ETC)
• 地代家賃
• 水道光熱費
• 電話代
• サブスク利用料　など

また、法人の旧ミニマムプラン、個人事業主のスタータープランとスタンダードプランを除き、未決済取引の消込み（売掛金の回収や買掛金の支払など）についても自動登録ルールを設定することができます。毎月決まった取引先からの入金がある場合など、消込作業も自動化することができます。

失敗しないための3つの留意すべき点

自動化の恩恵を最大限に受けるためには、ルール設定時にいくつかのコツと注意点があります。

キーワードは「部分一致」で拾う

ルールを設定する際は、一致条件として「部分一致」「前方一致」「後方一致」「完全一致」の4つが選べますが、基本的には「部分一致」を選択することをおすすめします。

【具体例】
「電気代6月分」

例えば明細として取り込まれたときにこれを「完全一致」で拾ってしまうと、翌月に「電気代7月分」として明細が取り込まれた際に、文字が完全に一致しないためルールが適用されません。
このような場合は、「電気代」として部分一致で設定するのが正解です。これにより、何月分であっても「電気代」という文字が含まれていればルールが適用されるようになります。

「推測」と「登録」を使い分ける

条件に一致したときの処理として、「取引を推測する」「取引を登録する」の2つを選ぶことができます。この2つは取引内容に応じて厳密に使い分けることをおすすめします。

• 「推測」にすべき取引→Amazonや楽天での購入など、内容が都度変わる可能性がある取引
• 「登録」にすべき取引→ETCや光熱水費、サブスク利用料など、金額や内容が毎月固定されている取引

何でもかんでも「登録する」にしてしまうと、内容がイレギュラーだった際に間違った勘定科目のまま登録されてしまい、後から間違いを探して修正するのに多大な労力がかかってしまいます。

定期的にルール設定を見直す

「ルールを作ったら後は完全放置で大丈夫」というわけにはいきません。日々ビジネスの状況は変化しています。

例えば、取引先が名称変更をしたり、既存の取引先と新たな内容の取引を開始することになったりする場合もあります。間違ったルールが適用され続けていないか、定期的にルール設定を見直しましょう。自動登録ルールの設定は、「入力効率化-自動登録ルール」から一覧で確認・修正を行うことができます。

最後に

freee会計を活用した記帳・経理業務の効率化には自動登録ルールの整備が欠かせません。「設定してみたけれど、ルール設定がうまくいかず収拾がつかなくなってしまった」「自社に合わせて効率化できる最適なルールを組んでほしい」という方は、ぜひfreee会計に特化した当事務所にご相談ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！

【あわせて読みたい】freee関連記事一覧

参考

• 明細の自動登録ルールを設定する（freeeヘルプセンター）