【freee】ファイルボックスの使い方と活用術！レシート・領収書保存を効率化するコツ

こんにちは。足立区北千住の税理士根岸です。

経理業務の中で最も時間が奪われる作業の一つが「紙のレシート・領収書の管理」です。財布に使ったレシートを貯め、私用で使ったものと経費が混ざり、毎月末に整理に困っているという人もいるのではないでしょうか？

そんな方にはfreee会計の「ファイルボックス」機能を使うことをおすすめします。今回は、記帳・経理業務を効率化し、ペーパレス化を実現し、電子帳簿保存法にも対応できるfreee会計のファイルボックス機能の活用法を解説します。

freee会計の「ファイルボックス」の絶大なメリット

ファイルボックスとは、簡単に言うと「freeeの中にあるクラウド上の書類入れ」です。レシート、領収書、請求書などの証憑の画像ファイルやPDFファイルをアップロードし、クラウド上で保管・管理することができます。

ファイルボックスを利用する主なメリットは次のとおりです。

記帳・経理業務の劇的な効率化と「電子帳簿保存法」への対応

AIによる自動OCR機能により、証憑の日付や金額だけではなく、電話番号やインボイス登録番号から取引先を推測し、自動で取り込まれることから、手入力の手間を最小限に省くことができます。もちろんOCRの読み取り精度は100％ではないので場合によっては確認が必要になりますが、それでも記帳・経理業務を劇的に効率化することができるでしょう。

また、ファイルボックスに保管した証憑は電子帳簿保存法の要件を完全に満たした形で保存されますので、保存後は紙原本を破棄することも可能です。データ消失などの不安がある人は破棄せず封筒などに入れて保管しておけばいいでしょう。

入力ミスや二重登録の防止

実際のレシートや請求書の証憑画像と取引の入力フォームを並べて見ながら入力をすることができるため、転記ミスを劇的に減らすことができます。また、証憑の「重複チェック」や、連携させたクレジットカード明細の取引と証憑を紐づけることができる「ファイル紐付けチェック」といった二重登録を防ぐ機能が充実しています。

優れた検索性と一元管理

登録した取引と証憑を紐づけることで、試算表や仕訳帳からワンクリックでいつでも証憑の画像を確認することができます。特に税務調査があった際などにはすぐに証憑を検索・出力することができるでしょう。

証憑のアップロード方法一覧

ファイルボックスへのアップロードは、様々な方法が用意されています。

アップロード方法	概要
パソコン(Web版)	ドラッグ＆ドロップでアップロードする方法
スマホアプリ	スマホのカメラで撮影してアップロードする方法
メール転送	専用のメールアドレスに転送してアップロードする方法
LINE連携	LINEと連携してデータを送信することによりアップロードする方法
外部ストレージ連携	Dropboxから取り込みアップロードする方法
スキャナー連携	ScanSnap(スキャナー)から取り込みアップロードする方法

レシートのおすすめのアップロード方法と注意点

上記のように色々なアップロード方法があるのですが、レシートはスマホアプリからのアップロードが手軽でおすすめです。レシートは貯めずに、その都度スマホアプリで撮影するように習慣づけることをおすすめしています。

【要注意】クレジットカード決済時のレシートは「あとで登録」！
注意点としては、freee会計に連携しているクレジットカードで購入したレシートは、スマホアプリでは取引登録せず、アップロードだけしてください。レシート撮影後に「あとで登録」を選択すると取引登録せずにアップロードできます。
レシートから取引登録してしまうと連携したカード明細との二重登録になってしまいます。取引登録は連携したクレジットカードから行い、その取引にアップロードしたレシートを添付して紐付けるのが正解です。「取引入力-収入・支出形式-ファイル紐付けチェック」でレシートの添付を効率化することもできます。

最後に

以上、freee会計のファイルボックス機能について解説しました。この機能をうまく活用し、記帳・経理業務の効率化を目指しましょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！

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参考

• レシートや請求書の書類データを取り込む(freeeヘルプセンター)
• レシート類をスマホのカメラで取り込む(freeeヘルプセンター)
• LINEからレシート類をアップロードする（連携アプリ）(freeeヘルプセンター)
• Dropboxに保存したレシート類を取り込む(freeeヘルプセンター)
• ScanSnap連携(freeeヘルプセンター)
• 取引の一覧でファイル紐付けを効率的に行う(freeeヘルプセンター)