こんにちは。足立区北千住の税理士根岸です。
freee会計を導入したものの、「思ったより楽にならない…」「結局、毎日手動でポチポチ登録している…」というお悩みはありませんか？
freee会計で記帳・経理業務を効率化するには「自動登録ルール」を使いこなすことが必須です。ここを正しく設定できれば、毎月のルーティン作業の多くが自動化できます。ただし、使い方を一歩間違えると間違った入力になりかねません。今回は、freee会計の自動登録ルールの運用方法について解説します。
freee会計の「自動登録ルール」とは？
自動登録ルールとは、銀行口座やクレジットカードから取り込んだ明細を処理する際に、特定の条件に合致する明細に対して自動的に行う処理を定めたルールのことです。このルールをあらかじめ設定しておくことで、毎月発生するような定型的な明細の処理を全自動化したり、勘定科目などの入力内容を推測させたりすることができるため、手入力をする手間を大幅に削減できます。
設定画面では、大きく分けて次の2つを指定します。
- 自動登録ルールを適用する条件（キーワードや金額の範囲など）
- 条件に一致したときに行う処理（勘定科目、各タグの指定など）
一度ルールを作ってしまえば、次回から同じ明細上がってきた瞬間に、freeeが自動で推測あるいは自動で登録まで完結させてくれます。
具体的な活用例
支払内容が明確な取引や毎月同額を支払うような取引は自動登録ルールを設定しておくと非常に便利です。
- 口座振替による資金移動
- 高速道路利用料（ETC）
- 地代・家賃
- 水道光熱費
- 電話代
- サブスク利用料 など
また、法人の旧ミニマムプラン、個人事業主のスタータープランとスタンダードプランを除き、未決済取引の消込み（売掛金の回収や買掛金の支払など）についても自動登録ルールを設定することができます。
留意すべき点
キーワードは「部分一致」で拾う
ルールを設定する際は、一致条件として「部分一致」「前方一致」「後方一致」「完全一致」の4つが選べます。部分一致を選択することをお勧めします。
具体例
「電気代6月分」
例えば明細として取り込まれたときにこれを完全一致で拾ってしまうと、翌月に「電気代7月分」として明細が取り込まれた際にルールが適用されません。
「電気代」として部分一致で設定するのが正解です。
「推測」と「登録」を使い分ける
条件に一致したときの処理として「取引を推測する」「取引を登録する」を選ぶことができます。この2つは取引内容に応じて使い分けることをお勧めします。
- 「推測」にすべき取引→Amazonや楽天での購入など、内容が都度変わる可能性がある取引
- 「登録」にすべき取引→ETCや光熱水費、サブスク利用料など、金額や内容が毎月固定されている取引
定期的にルール設定を見直す
「ルールを作ったら後は完全放置で大丈夫」というわけにはいきません。日々ビジネスの状況は変化しています。
例えば、取引先が名称変更をしたり、既存の取引先と新たな内容の取引を開始することになったりする場合もあります。定期的にルール設定を見直しましょう。自動登録ルールの設定は、「入力効率化-自動登録ルール」から行うことができます。
最後に
freee会計を活用した記帳・経理業務の効率化には自動登録ルールの整備が欠かせません。「設定してみたけれど、ルール設定がうまくいかず収拾がつかなくなってしまった」「効率化できる最適なルールを組んでほしい」という方は、ぜひfreee会計に特化した当事務所にご相談ください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
『freeeを導入したけど設定がわからない』『初めての決算で不安…』といったお悩みはありませんか？当事務所はお客様が本業に集中できるよう、クラウド会計を活用した記帳・経理業務の効率化を全力でサポートします。
まずは、次のメニューからお気軽にお選びください。
💡 当事務所のサービスについて知る
👤 代表税理士について知る
✉️ お問い合わせフォームから相談する
🟩 LINE公式アカウントから相談する
免責事項
本記事の内容は、公開時点の各種法令に基づき記載をしているため、記載内容が必ずしも最新の情報であるとは限りません。各種法令は改正される可能性がある上、個別の状況によって税務上の取扱いは異なります。
実際の税務判断や手続きについては、必ずご自身の状況を顧問税理士等にご相談ください。
本記事の内容に基づき生じたいかなる損害に対しても、当事務所は一切の責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。